各二级学院：

学生档案管理工作是学校档案工作的重要组成部分，是学校重要的管理工作之一。为确保2024级新生档案归档移交工作顺利、有序进行，请各学院高度重视，认真组织开展好本学院新生档案归档移交工作，现将相关事宜通知如下。

一、归档移交对象

2024级本科生和2024级研究生

二、归档移交时间

1、归档时间：10月8日—10月31日

各学院根据新生名册，收齐、整理、建档、归档。

2、移交时间：11月1日—11月30日（附具体时间表，节假日和正常休息日除外）

各学院按不同时段移交新生档案至档案馆。

研究生档案移交时间：11月1日—11月10日

本科生档案移交时间：11月11日—11月30日

三、归档内容（带※为必归材料）

（一）本科生档案归档内容

1、《2024年普通高考新生档案袋》（学生工作部领取或学生个人自带），含：

（1）高中学籍材料：高中毕业生登记表※（或其他学籍证明材料，如学籍卡、成长记录册、成长发展报告等）、奖惩材料。

（2）高考报名材料：高考报名登记表※(或新生录取名册，招就处或档案馆115室查询打印）、高考成绩单、高考志愿表、高考体检表。

（3）团员材料：一般指入团志愿书，介绍信和团员证不要归档。团材料由学院暂管。

2、新生电子档案：纸质档案内容不齐全的，应将相关电子档案信息打印并加盖学院“学生档案专用章”后存入考生纸质档案袋。（招就处提供电子档，学院自行打印）。

3、免费师范生合同或公费定向生的培养协议（招就处提供）。

4、大学入学材料：

（1）《湖南工业大学学生入学登记表》※（教务处提供）。

（2）《新生健康体检表》（校医院提供）。

（二）研究生档案归档内容

1、《入学前人事档案袋》（邮寄至学院或学生个人自带），含：

（1）高中学籍材料：高中毕业生登记表※（或其他学籍证明材料，如学籍卡、成长记录册、成长发展报告等）、入团志愿书、奖惩材料。

（2）高考报名材料：高考报名登记表※、高考成绩单、高考志愿表、高考体检表。

（3）大学档案材料※：入学登记表（或学籍表）、学年鉴定及综合素质测评表、毕业生登记表、学生成绩单、学士学位授予书、毕业生体检表等。（其中，将预备党员和组织正在发展的学生档案里的与党组织发展有关的材料暂留学院独立建档，便于学生继续完成党员发展。）

2、 研究生入学材料：

（1）学位研究生录取登记表※（研究生院提供）。

（2）新生健康体检表。（校医院提供）

四、归档、移交流程

按指定时间段至档案馆学生档案管理科领取档案袋→根据新生花名册填写档案袋正面的学生基本信息→自行用A4纸打印《湖南工业大学学生档案卷内目录》，在每名学生档案袋内装一份卷内目录（方便人力资源局或用人单位人事部门换档案袋时留存备用）→对照卷内目录顺序清查归档内容是否规范齐全，对已产生完整的材料在目录相应处注明份数，在档案袋正面的材料目录栏相应处“√”选→将检查完的入学前档案与入学材料、卷内目录一并装入湖南工业大学档案袋→填写并打印《湖南工业大学学生档案移交登记表》、《湖南工业大学学生档案移交汇总表》和《学生档案移交封面》一式两份→以专业班级为单位，按照学号“从小到大”排序整理捆扎，每捆上方另放一份移交登记表→按指定时间段移交至档案馆学生档案管理科办理交接手续。

五、具体要求

1、档案装具：使用湖南工业大学档案馆印制的专用档案袋（本科生档案袋印制为红色字体，研究生档案袋印制为黑色字体），认真填写所领档案袋正面的学生基本信息，须字迹工整、美观清晰、书写准确，新写的档案袋不封口、不折叠，保持装档后完好无损。

2、归档材料：

2-1.归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖原单位公章。

2-2.归档材料用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）公文用纸，用碳素墨水或黑墨水填写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。

2-3.需由学生本人手写的材料，必须正楷填写，且不得涂改。本人法定姓名（与身份证相同）不得用同音字或不规范字代替。

2-4.对收集的材料，必须认真鉴别。属于归档的材料，应真实完整、字迹清楚、信息准确、手续完备，有承办单位盖章和经办人签字，有形成材料的具体日期；凡规定由组织审查或本人签字的，须盖章签字后方能归档；凡规定要同本人见面的材料（审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）须本人亲笔签字，因特殊情况本人未签字的，可由组织说明并加盖公章。

3、档案交接验收：学生档案必须由学院辅导员兼档案管理员亲自移交，以专业班级为单位，将整理好的学生档案按照学号由小到大的顺序排列，本科生档案分班捆扎，研究生档案分专业捆扎（每捆人数限25人以内），集中统一移交档案馆。移交时，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。移交验收分二步进行。第一步：交接双方当面按每捆外放的专业班级移交登记表中的新生姓名，核对档案份数与人数是否一致并作标识；第二步，交接双方当面按档案袋材料目录或卷内目录逐项核对档案材料。核对时发现的问题在移交登记表中做好备注，由学院辅导员负责处理。

4、报送移交材料：湖南工业大学学生档案移交封面、移交汇总表、移交登记表的纸质稿，按此顺序三者合订一式两份，在封面上加盖学院公章，交接双方的经办人和分管领导签字，学院和档案馆各执一份存档，电子稿同步发送至邮箱54587527*@qq.com。（每捆上方的移交登记表另单独打印一份放置）

六、其他提示

1、未封装盖章的档案袋为无效档案，学院必须拒收，并要求学生回原学校或单位完善档案后方可接收。

2、学院需做到撕开每份档案袋，按要求检查其中材料，检查完备后装回原档案袋，再装入湖南工业大学档案馆印制的档案袋，自行做好档案材料的缺项登记，并积极督促学生补齐材料。

3、以学院为单位移交档案材料，不接受任何人以个人名义移交。报送移交材料相关用表以本次为准。

4、现场移交时，学院需配合档案室工作人员做好进出库房的登记。

5、领取档案袋时间：周一至周五，上午9：00—11：00，下午3：00—5：00。

6、办公地点：校图书馆西侧学生档案管理科

联系人：徐老师、田老师；联系电话：22183643。

湖南工业大学档案馆学生档案管理科

2024.10.8