各二级学院：

为规范学生档案管理和异动档案交接工作，进一步简化工作流程，经研究决定，档案馆每年组织一次异动档案集中交接，档案异动交接工作与新生档案移交工作同步进行。具体安排如下：

一、异动档案定义

根据实际工作操作要求，是指需要从现在班级转出的档案。

二、异动档案类型

包括专业分流、转专业、专升本、转学、留级、入伍、休学、退学、开除、复学、死亡等。

三、异动档案对象

2021-2024级本（专）科生，各学院可根据不同年级学生学籍异动情况把握是否调整非毕业年级学生档案，但必须确保毕业年级的学生档案交接调整到位。

四、异动交接流程和时间

分两个阶段完成：

1、第一阶段（与各学院新生档案移交时间同步，即11月11日—11月30日）：转出学院根据本院整理好的最新学生学籍异动名册，打印好学生异动档案交接表一式三份，至档案馆清查出异动档案，必须是不同的转入学院，不同的交接表，并按交接表上“转入”一栏的学生信息将实物档案与对应的交接表夹好，有序放置工作人员指定区域。

2、第二阶段：涉及异动档案的学院到档案馆现场集中交接。（具体时间另行通知）

第一步：转出学院将已准备好的异动档案移交给转入学院。

第二步：转入学院核对交接表与异动档案的一致性，转出、转入学院现场签署学生异动档案交接表，双方各执一份，档案馆留存一份。

第三步：转入学院将学生原档案袋中的材料全部取出装入新的学生档案袋，并填写档案袋上的学生相关信息。

第四步：转入学院按交接表上“转入”一栏的学生信息分别有序夹好异动档案，按工作人员要求放入库房本院书架位置，自行归入异动后所属专业班级。

第五步：转出、转入学院根据变动情况修改班级分捆外放的档案移交登记表，确保修改后的信息与每个异动学生档案最终归属学院、专业班级的实际情况完全一致，并签署学生异动档案确认书。

四、异动交接地点和联系方式

交接地点：档案馆学生档案管理科档案整理室

联系人：徐老师、田老师

联系电话：22183643

学生档案管理科

2024.10.11