校属各单位和二级学院：

为了规范档案工作管理，健全档案门类，加强档案资源建设，保存和保护以实体为载体的光荣历史记录、物证，如实体现学校发展历史进程和见证学校的各方面建设成就和荣誉，学校决定开始对有价值的物质载体——实物、声像档案进行收集、整理、编号、归档等工作，并建立实物档案库，请相关处室和二级学院（系）积极配合学校档案馆做好实物和声像档案的收集工作，现将具体事项说明如下：

一、实物档案征集范围与内容：

1.学校历史阶段上使用过具有重大价值的各种徽章与纪念章，学校各个时期使用过的党政公章和各二级学院（系）党政公章。

2.反映和记录学校在公务活动、重大纪念活动、重大科研活动、重大外事交流活动中所获得的代表学校荣誉和成就的各种证书、证件、奖杯、奖牌、锦旗等等。

3.上级领导、兄弟院校、国内外友人、专家名人、知名校友赠送给学校的具有历史价值的礼品、牌匾、字画、形成的留言薄、签到簿等实物。

4.学校历史上形成的其他有助于了解学校历史和具有收藏价值的物品，如：学校历史阶段性校庆的纪念物品，能反映时代印记的教学仪器，教具、教案等等，教师在教学、科研中取得的具有保存价值的实物类作品；学生在重大比赛中获得的省部级、国家级具有保存价值的重大成果等实物类作品。

二、声像档案征集范围与内容

1.反映学校重要活动、重大教学、科研成果的相关照片、体现学校师生学习、工作、生活的有代表性意义的照片，反映学校教学活动、科研学术活动、重要的师生比赛活动，国家领导人和省部级领导人、社会知名人士和外来友人来校参观、访问等等校内新闻照片以及由此形成的录音带、录像带、u盘、光盘和移动硬盘等。（此类声像档案主要由宣传部负责提供）

2.各个二级学院（系）每年度各个专业各个班级的毕业集体照（由各个二级学院教学秘书负责提供）

三、相关二级学院和机关处室应高度重视，积极配合学校档案馆的实物和声像档案的收集工作，做到不遗漏、及时、完整的保存学校有历史价值的实物和声像档案。

四、收集方式

1.收集。请各单位及学院设立专人负责实物和声像档案的交接工作，各部门（主要有校办、党办、宣传部）、各二级学院实物档案负责人应及时与档案馆接收人员联系，在每年12月30日之前将当年的产生的实物档案移交给档案馆相关负责专人并办理移交手续，档案馆负责人按要求归档。在交接实物档案时，请附上实物档案的文字说明（包括实物名称、产生时间、奖品级别、奖品来源、获奖时间、送交单位、送交时间等等），并填写交接清单，办理交接手续。清单一式两份，一份由送交单位或个人保存，另一份由档案馆保存。

2.复制：个人所拥有的珍贵的实物和历史资料，如不愿将原件留存档案馆，档案馆将采取复制或是数字化处理加工并保存。各单位及个人可直接向档案馆送交各类有历史价值的实物档案,反映学校发展历程和见证学校发展变化的各类实物档案，档案馆指定专人负责接收。

五.注意事项：

1.自本通知发布之日起，征集活动正式启动，请相互转告，并请知情者向档案馆提供线索和建议。

2档案馆要将各单位或个人送交的实物档案，严格按照有关管理规定进行分类、整理、编号、保管，确保安全，同时积极开展提供学校利用和陈列展示工作。

3.各机关处室、二级学院和个人送交的实物档案请附上实物文字说明。

4.各二级学院档案工作负责人请及时将归档的当年毕业集体照移交档案馆，以便永久保存，各二级单位将实物归档工作纳入本单位的职责范围和岗位责任，实物档案归档情况将纳入档案工作的考核范围。

实物档案征集联系人：范智琴 联系方式：22183510

声像档案征集联系人：陶 曼 联系方式：22183297