各二级学院、2026级全体新生：

为规范我校2026级秋季入学新生人事档案接收、整理、归档及管理工作，保障新生学籍档案材料完整、规范、有序入库，根据高校学生档案管理相关规定，结合我校工作实际，现将2026级全日制本科、研究生新生个人档案移交工作有关事项通知如下：

一、归档移交对象

2026年秋季正式录取、入校报到的全校全日制本科新生、全日制硕士及博士研究生新生。所有新生人事档案须统一归口学校档案馆学生档案管理科集中保管，严禁个人私自留存、拆阅、涂改档案材料。

二、集中移交时间

为保障档案接收工作有序高效开展，各学院来馆移交之前，根据新生名册收集、核对、整理、建档、归档。本次新生档案接收实行本科、研究生分时段错峰移交，节假日和正常休息日除外，具体时间安排如下：

1.2026级全日制研究生新生档案移交时间：11月2日—11月6日

2.2026级全日制本科新生档案移交时间：11月9日—11月19日

注：所有新生档案须在规定时限内全部移交完毕，逾期不再集中批量接收。异动档案第一阶段工作与本次新生档案移交工作同步进行，有需要异动学籍档案的学院提前做好准备，相关事宜另行通知。

三、归档材料内容（带※为必归材料）

（一）本科生档案归档材料内容

1.入学前人事档案即高中学籍档案（邮寄至学校学生工作部或学生个人自带）

（1）高中学籍材料：高中毕业生登记表※（或其他学籍证明材料，如学籍卡、成长记录册、成长发展报告等）、奖惩材料等。

（2）高考报名材料※：考生报名登记表(或新生录取名册）、考生成绩与志愿表、考生体格检查表。

（3）团员材料：一般指入团志愿书，介绍信和团员证不要归档。抽取团材料，由学院暂管，本次无需装袋移交。

（4）免费师范生合同或公费定向生的培养协议（招就处提供）

2.大学入学材料：

（1）《湖南工业大学学生入学登记表》※（教务处提供）。

（2）《新生健康体检表》（校医院提供）。

注：现全国几乎所有省份的高考考生学籍档案已电子化。不论是纸质档案还是电子档案，最终装袋的材料必须按以上归档内容整理归档，电子档案由各学院自行打印并加盖学院“学生档案专用章”。

（二）研究生档案归档材料内容

1.入学前人事档案（邮寄至各学院或学生个人自带）

（1）高中学籍材料：高中毕业生登记表※（或其他学籍证明材料，如学籍卡、成长记录册、成长发展报告等）、入团志愿书、奖惩材料等。

（2）高考报名材料※：考生报名登记表(或新生录取名册）、考生成绩与志愿表、考生体格检查表。

（3）大学档案材料※：学生入学登记表（或学籍表）、学年鉴定及综合素质测评表、毕业生登记表、学生成绩单、学士学位授予书、毕业生体检表等。

（4）参加工作期间材料：视个人情况提供，将原工作单位的材料装袋即可。

注：抽取党（团）材料，由学院暂管，本次无需装袋移交。

2. 研究生入学材料：

（1）学位研究生录取登记表※。（研究生院提供）

（2）新生健康体检表。（校医院提供）

四、档案移交规范流程

1.新生自查整理

新生收到原就读学校的个人档案后，严禁私自拆封。核对档案封条、印章是否完整无损，确认无误后按学校或学院通知统一上交所在二级学院档案管理员。

2.学院初审建档

（1）各学院收齐来自学校相关职能部门发放、本院直接签收或学生自带的新生档案，专人负责逐一核对档案密封性、完整性、材料齐全度、人员信息匹配度，逐人登记、逐份清点。

（2）各学院从档案馆学生档案管理科领取学生档案袋，根据新生花名册填写档案袋正面的学生基本信息，每名学生档案袋内需装入一份A4纸打印的卷内目录，以方便人力机构或用人单位人事部门换档案袋时留存备用。

（3）对照卷内目录顺序，按上述归档材料内容核对已产生材料是否规范齐全，将已核对的入学前人事档案、入学材料及卷内目录一并装入湖南工业大学档案袋。各学院务必拆袋检查学生入学前人事档案中的材料。

3.学院集中移交

（1）各学院来馆前，以专业班级为单位，按照学号“从小到大”排序整理捆扎档案（本科生档案分班捆扎，每捆按实际人数；研究生档案分专业捆扎，每捆人数限30人以内）。每捆上方另放一份《湖南工业大学学生档案移交登记表》，且名单与实物档案顺序一致。

（2）各学院严格按照本通知规定的本科、研究生档案移交时段，携带签字盖章的《湖南工业大学学生档案移交封面》、《湖南工业大学学生档案移交汇总表》、《湖南工业大学学生档案移交登记表》和全部新生档案，统一送至档案馆学生档案管理科办理移交手续，务必在《湖南工业大学学生档案移交登记表》备注栏说明已产生材料仍缺项的情况。

4.档案馆终审入库

（1）档案馆工作人员对移交档案进行终审验收、归档入库，完成新生学籍档案接收工作。

（2）移交现场，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。移交验收分两步进行。第一步：交接双方当面按每捆外放的专业班级移交登记表中的新生姓名，核对档案份数与人数是否一致并作标识；第二步，交接双方当面按档案袋材料目录或卷内目录逐项核对档案材料。核对时发现的问题在移交登记表中做好备注，由学院档案管理员负责处理。

五、具体工作要求

1.档案装具

使用湖南工业大学档案馆印制的专用档案袋（本科生档案袋印制为红色字体，研究生档案袋印制为黑色字体，切勿混用），认真填写所领档案袋正面的学生基本信息，须字迹工整、美观清晰、书写准确，档案袋不封口、不折叠，保持装档后完好无损。

2.归档材料

（1）归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖原单位公章。

（2）归档材料用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）公文用纸，用碳素墨水或黑墨水填写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。

（3）需由学生本人手写的材料，必须正楷填写，且不得涂改。本人法定姓名（与身份证相同）不得用同音字或不规范字代替。

（4）对收集的材料，必须认真鉴别。属于归档的材料，应真实完整、字迹清楚、信息准确、手续完备，有承办单位盖章和经办人签字，有形成材料的具体日期；凡规定由组织审查或本人签字的，须盖章签字后方能归档；凡规定要同本人见面的材料（审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）须本人亲笔签字，因特殊情况本人未签字的，可由组织说明并加盖公章。

3.报送移交材料：《湖南工业大学学生档案移交封面》、《湖南工业大学学生档案移交汇总表》和《湖南工业大学学生档案移交登记表》的纸质稿，按此顺序三者合订一式两份，在封面上加盖学院公章，交接双方的经办人和分管领导签字，学院和档案馆各执一份存档，电子稿同步发送至邮箱：545875275@qq.com。

六、特别提醒事项

1.入学前的学生人事档案，若未封装盖章，则为无效档案，学院必须拒收，并要求学生回原学校或单位完善档案，重新封装盖章后方可接收；接收后，学院必须按上述归档材料内容对档内材料的完整性做进一步核对，务必拆袋核查入学前人事档案材料。

2.各学院移交前，做好已产生档案材料的缺项登记，在《湖南工业大学学生档案移交登记表》备注栏说明，并积极督促并协助学生尽快补齐材料。

3.涉及专业分流较为集中或有特殊原因的学院，如果无法确定档案袋上学生完整信息，其待定信息可暂不填写。

4.以学院为单位移交档案材料，不接收任何人以个人名义移交学生个人零散纸质材料、复印件、无章材料。报送移交材料的相关用表以本次所发为准。

5.学生档案必须由学院档案管理员亲自带队移交，现场做好进出库房登记。移交期间，各学院对所在学院的学生档案安全性承担责任。

6.各学院明确档案工作对接专人，所有移交清单留存备查，做到有据可查、责任可溯。

7.领取档案袋时间：正常工作日，上午9：00—11：00，下午3：00—5：00。

8.办公地点：校图书馆西侧学生档案管理科

联系人：徐老师（负责研究生新生档案接收、异动档案处理）

田老师（负责本科生新生档案接收）

办公电话：0731-22183643。

湖南工业大学档案馆学生档案管理科

2026年9月1日