各二级学院：

为进一步规范我校学生人事档案管理工作，健全在校学生档案动态管理机制，保障学生档案信息完整、流转规范、保管安全，精准落实档案精细化管理要求，有序完成年度学生档案调整衔接工作。经研究，学校档案馆将组织开展2026度在校生档案异动交接专项工作。现将有关事项通知如下：

一、异动档案定义

本通知所指在校生异动档案，是指我校在籍全日制学生，因学籍调整、学业阶段变动、专业调整等官方学籍异动原因，档案保管归属学院发生变更，需要在档案馆统筹下完成跨学院移交、重新归档保管的学生个人学籍档案，是学生在校期间学籍变动、学业发展的重要原始凭证。

二、异动档案类型

1. 专业分流/转专业、专升本、调整专业方向

2. 留级、复学、转学、退学

3. 参军入伍、退役复学

4. 结业、肄业、延期毕业

5. 休学、开除、死亡

三、异动档案交接对象

结合我校学籍管理实际，本次异动档案主要分为专业分流异动档案和毕业年级异动档案两类，其中毕业年级异动档案为本次交接工作重点核查、重点落实对象。

1. 专业分流档案：全校本年度完成专业分流、大类培养转专业、专业方向调整的在校学生档案。因专业分流导致学籍所属专业或学院变更的学生档案，需统一完成学院内部或跨学院异动交接，确保异动后的档案归属学院与学生当前学籍所属学院一致。

2. 毕业年级档案：全校毕业年级学生中，存在学籍异动、学院调整、补录归档、学籍信息更正等情况的学生档案。毕业年级档案直接关联学生毕业政审、档案转递、升学就业等关键事宜，是本次交接工作的核心重点，各学院须逐项核查、全覆盖落实，杜绝漏交、错交、漏存问题。

四、异动档案交接流程

在校生档案异动交接工作分两个阶段有序开展，全程与新生档案移交工作同步推进，确保工作高效衔接、闭环落实。

第一阶段：档案核对与预调取阶段

1.各转出学院严格对照学校教务处公布的专业分流/转专业名单、学籍异动名单、毕业年级异动学生名单，逐一核对学生学籍信息、档案留存信息，精准梳理本院需异动交接的学生档案。按照档案馆统一模板，规范打印《湖南工业大学学生档案异动交接表》（不同的转入学院，不同的交接表），清晰填写学生姓名、学号、原所属学院、异动后所属学院、专业班级、异动原因、缺件说明等关键信息。转出学院经办人完成初审签字。

2.各转出学院安排专人持正式交接表前往档案馆学生档案管理科，现场逐一检索、核对、调取本院需转出的异动档案，全面检查档案内材料。核对无误后按交接表中“转入”一栏的学生信息将实物档案与对应的交接表夹好，有序放置工作人员指定区域，为集中交接做好准备。

第二阶段：各学院现场集中交接阶段

1. 现场集中核验：各转出、转入学院档案管理员在规定时间统一到档案馆指定场地集中办理交接。双方对照交接表逐条核对学生档案信息、档案材料完整性，逐项清点确认。

2.交接双方签字：交接双方核对无误后，在《湖南工业大学学生档案异动交接表》上签字确认，一式三份，转出学院、转入学院各存一份，档案馆备存一份，作为档案流转的正式凭证。

3.档案袋更换：转入学院将原档案袋内的材料装入新的学生档案袋，并填写档案袋上的学生信息。

4.归档入库保管：所有完成交接的异动档案，由转入学院按交接表上“转入”一栏的学生信息分别有序夹好异动档案，放入库房本学院书架指定位置，再自行归入异动后所属专业班级。

5.异动档案确认：转出、转入学院根据档案异动情况更新班级分捆外放的档案移交登记表，确保更新后的信息与每个异动学生档案最终归属学院、专业班级的实际情况完全一致，实现档案动态精准管理，并签署学生异动档案确认书。

五、工作时间安排

1.第一阶段（档案核对与预调取）：与各学院新生档案移交时间同步进行。

2. 第二阶段（各学院现场集中交接）：另行通知。

注：所有异动档案交接工作须在规定时间内全部完成，逾期不再受理集中交接。

六、异动档案交接地点和联系方式

交接地点：档案馆学生档案管理科档案整理室

联系人：徐老师（主办人）、田老师（协办人）

联系电话：0731-22183643

湖南工业大学档案馆学生档案管理科

2026年9月1日