校属各单位：

根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》、《高等学校档案管理办法》、《湖南工业大学“部门立卷”归档办法》等精神，为切实做好我校2024年度文件材料的归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围和归档时间

1、各单位在2024年1月1日至12月31日各项工作活动中直接形成的，能全面地反映学校和单位的真实情况和主要工作，对学校当前与将来具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的文件材料。

2、各单位2024年以前产生的“应归未归”的重要档案材料。

3、各单位（部门）归档范围具体见湖工大通知字〔2019〕3 号《湖南工业大学档案管理细则（修订版）》及《湖南工业大学各部门归档材料归档范围、保管期限、类目代号表》。

4、自通知下发之日起，各单位（部门）即可对2024年度形成的档案材料进行整理并移交归档，时间截止至2025年3月31日。

二、归档要求

1、为保障学校档案资源的完整、系统，请各单位务必高度重视归档工作，各单位分管档案工作的领导要切实加强对本单位归档工作的领导，档案员要切实履行职责，做好本单位档案的收集、整理与移交工作，保证归档文件完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2、严格实行文件材料形成部门立卷归档制度“谁形成、谁整理、谁归档”，各单位（部门）均为立卷单位，基层档案员为本单位的立卷人。

3、凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料；涉及机构调整、撤并、新增的由合并或新产生的机构按职能分工的延续统一归档。

4、各单位须加强重大项目、重大活动与事件过程中声像与实物等特殊载体材料的归档。

5、各单位基层档案员按照归档范围收集本单位形成的档案材料，进行分类预立卷。

6、常用文件进行复印留存，供部门使用，将原件归档。

7、不归档的文件材料：上级普发供参阅、不办的文件材料；上级机关征求意见未定稿的文件；重份文件；无查考价值的事务性、临时性文件；未经讨论、领导未签发、未生效的文件；一般询问性、提一般建议的群众来信；非隶属机关抄送不需办理的文件材料。

8、形成归档文件目录和移交清单（相关表格可在档案馆网站“服务指南”下载）。

9、各单位提前与档案馆老师预约，将档案材料送交至档案馆（图书馆116），现场办理档案验收移交手续。交接双方根据档案目录，当面检查、验收，凡不符合归档要求的案卷，退回立卷部门重新整理后归档。

三、联系方式

综合档案管理科电话：22183261

湖南工业大学档案馆

2025年2月16日