为了方便学校档案利用，充分发挥档案的作用，现对利用档案作如下规定：

一、利用开放档案

1．凡持有有效证件（介绍信、居民身份证、工作证）的我国公民，均可来本馆利用开放的档案。

2．港、澳、台同胞和侨胞凭本人护照或身份证及有关机关介绍信，均可来本馆利用开放的档案。

3．外国人（含外籍华人）凭本人护照和身份证及有关主管机关介绍信，经省以上档案行政管理部门同意，可来本馆利用开放的档案。

4.凡利用馆藏档案，均应按本规定办理利用手续，填写《阅档登记簿》。学校档案馆为校内外利用档案提供便利条件，档案信息资源用于公益目的的，不收取费用；用于个人或者商业目的的，实行有偿服务。

二、利用未开放档案

1．利用非控制使用范围的档案

查阅非控制使用范围的档案，须持本单位的正式介绍信，说明身分与利用目的，经本馆同意，可在馆内查阅。介绍信不符合规定者，不得查阅。

2．利用控制使用范围内的档案

查阅下列档案须经馆长和相关部门负责人批准：

（1）党和国家领导人及省委、省政府机关主要领导同志来校视察未公开发表的讲话、批示；

（2）学校未公开的文件资料及会议纪要；

（3）个人人事档案内容。

（4）属下列情况之一者，不对外公布：1、涉及国家秘密的；2、涉及专利或者技术秘密的；3、涉及个人隐私的；4、学校规定限制利用的。

三、利用档案的基本程序

1．利用者出示本人证件或单位介绍信；

2．校内单位因公调阅档案须出示单位调档手续；

3.利用者说明利用档案的用途及具体要求；

4.经工作人员同意，利用者填写相关利用登记表；

5.由档案工作人员检索、调卷、提供相关档案资料；

6.查阅利用者在档案阅览室阅览。借阅者清点借阅档案资料，档案外借须提交借阅者身份证作为抵押；

7.利用者利用档案用于公益目的的，不收取费用；用于个人或者商业目的的须缴纳相应的费用；

8.借阅档案者来馆归还档案时，需经工作人员检查、核对所借档案，办理归还手续。

湖南工业大学档案馆

2019年5月