为做好毕业生档案转递前期准备，确保2025届毕业生顺利离校就业，档案馆定于3月17日启动毕业生档案清查归档工作，现将相关事宜通知如下：

一、 清查对象

2025届全体毕业生（含本科生、研究生）档案。

二、 清查目的

1.确保档案完整准确：通过清查，核实毕业生档案材料是否齐全、内容是否完整、信息是否准确，确保档案真实反映学生在校期间的学习、生活等情况。

（1）核查并归集学生学籍异动档案（专业调整，休学、退伍复学，降级等），确保不遗漏任何一份案。

（2）核对档案袋内已有材料姓名与档案袋封面姓名是否一致，防止错装。

（3）对照卷内材料目录清单，顺序清查材料内容是否规范齐全，仅对于已产生完整的材料，在清单上填写相应份数且在档案袋封面目录栏内“√”选；对于未产生或产生不完整的材料暂空不填，另自行做好登记，防止漏装。

（4）要求并督促已产生材料中有缺失材料情况的学生在毕业封档前补充材料归档。

2.规范档案管理流程：通过清查，发现档案收集、整理、归档等环节存在的问题，进一步完善档案管理制度，规范档案管理流程。

3.提高档案利用效率：通过清查，理顺档案转递流程，确保毕业生档案及时、准确转递至接收单位，为毕业生就业、升学等提供便利。

三、清查内容

（一）档案材料完整性：因规定入档的毕业材料暂未下发，此次检查毕业生档案材料中已产生材料内容是否齐全，包括但不限于：（带*为必归材料）

1.本科生：

（1）卷内目录清单*。（见附表1，学院自行打印）

（2）高中档案（包括《高中毕业生登记表》*《高考报名登记表》*、高中学籍材料等）。

（3）湖南工业大学学生入学登记表（或学籍表）*。

（4）第一、二、三《学年鉴定综测表》三张*。

（5）校级及以上奖励材料（奖励审批表等）。

（6）校级及以上处分或撤销处分材料。

（7）学院认定有必要归档的其它材料原件。

2.研究生：

（1）卷内目录清单*。（附表2，学院自行打印）

（2）入学前人事档案（包括：《高中毕业生登记表》*《高考报名登记表》*、高中学籍材料等）。

（3）大学档案材料*（包括：入学登记表（或学籍表）、学年鉴定及综合素质测评表、毕业生登记表、学生成绩单、学士学位授予书、毕业生体检表等）。

（4）研究生入学材料*（包括：学位研究生录取登记表、湖南工业大学学籍表、第一、二、三《学年鉴定综测表》三张）。

（5）校级及以上奖励材料（奖励审批表等）。

（6）校级及以上处分或撤销处分材料。

（7）学院认定有必要归档的其它材料原件。

（二）档案内容准确性：核对毕业生档案材料中的个人信息、学习成绩、奖惩情况等内容是否准确无误。

（三）档案整理规范性：检查毕业生档案材料是否按照学校档案管理规定进行整理、归档等。

四、清查归档时间安排

清查归档分上下午两个时间段，各学院按不同时段清查归档毕业生档案。（节假日和正常休息日除外）

1.研究生清查归档时间：3月17日—3月28日

考虑研究生档案不多，每个时间段可安排4-5个学院现场清查，各学院在“工大研究生档案管理工作群”内以接龙的方式于3月16号前告知清查时间。由于场地限制，每个学院帮忙清查的人数限8人以内。

2.本科生清查归档时间：3月31日—4月25日

考虑本科生档案较多，每个时间段可安排2-3个学院现场清查，各学院在“工大本科生档案管理工作群”内以接龙的方式于3月30号前告知清查时间。由于场地限制，每个学院帮忙清查的人数限12人以内。

五、有关注意事项

1.各学院需清楚本院毕业生基本情况。

2.各学院提前将本次需归档的材料进行分类整理带到现场。

3.各学院档案管理员老师必须按要求全程指导学生完成清查归档工作。

4.各学院对现场工作期间学生档案的安全性负责，包括：出库、清查、归档、入库、上架等。

5.离场时将所产生的垃圾带走，保持档案室良好的卫生环境。切勿遗漏个人重要物品。

学生档案管理科

2025年3月4日