各二级学院：

为更好集中管理全校学生档案，档案馆拟接收分散于各学院的往届毕业生遗留档案，请各学院积极配合，确保往届毕业生遗留档案全面移交，现将相关事宜通知如下：

一、移交档案对象

往届全日制普通本（专）科毕业生遗留档案。

二、移交档案内容

1.各学院对往届毕业生档案进行全面清理，确有遗留档案，请将学生在校期间的过程材料补充完整，如有缺失，应明确标注。必归项材料包括：高中档案、入学登记表（或学籍表）、学年鉴定及综合素质测评表、毕业生登记表、学习成绩单、学士学位授予书、毕业生体检表等；选归项材料包括：实习鉴定考核表、奖惩材料、大学生主项信息修改材料、免费师范生合同、教师资格认定表、入伍退伍材料、党（团）材料、其他材料等。

2.认真填写《湖南工业大学XX学院学生档案移交封面》《湖南工业大学往届本（专）科毕业生遗留档案移交汇总表》《湖南工业大学往届本（专）科毕业生遗留档案移交登记表》，并根据材料缺失情况明确备注。另外，学院如保留了往年邮寄学生档案的转递信息表电子稿，请填写《湖南工业大学XX学院XXXX届本（专）科毕业生档案转递信息表》。

三、工作要求

1.移交时间：各单位做好移交前的清档，12月31日（节假日和正常休息日除外）前移交完毕，具体移交时间各学院提前在工作群预约。

2.报送材料：《湖南工业大学XX学院学生档案移交封面》（附件1）、《湖南工业大学往届本（专）科毕业生遗留档案移交汇总表》（附件2）、《湖南工业大学往届本（专）科毕业生遗留档案移交登记表》（附件3）的纸质稿，三者按此顺序合订一式两份，在封面上加盖移交单位公章，交接双方相关人员签字，并各执一份存档，电子稿以“XX学院遗留档案”命名且同步发送至邮箱545875275@qq.com。另外，《湖南工业大学XX学院XXXX届本（专）科毕业生档案转递信息表》（附件4）发送电子稿即可。

3.工作联系人：徐老师、田老师，联系电话：22183643。

档案馆学生档案管理科

2024年11月15日