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文书档案案卷格式(中华人民共和国国家标准)

2010-11-12 15:43:41 来源:湖南工业大学档案馆 浏览:13485

中华人民共和国国家标准

GB/T 9705-2008

代替GB/T 9705-1988

文书档案案卷格式

The filing forms of administrative archives

2008-11-13发布             2009-05-01实施

中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局 中国国家标准化管理委员会发布

 

本标准与GB/T 9705-1988相比主要变化如下:

—标准的总体编排和结构按GB/T 1. 1-200。进行了修改;

—增加了前言;

—修改了硬卷皮封面和封底尺寸、软卷皮封皮和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸;

—增加“归档号”为硬卷皮卷脊项目;

—调整档号章项目,并增加档号章的填写要求.

本标准的附录A、附录B、附录C、附录D、附录E、附录F、附录G、附录H、附录I、附录J是规范性附录

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位:国家档案局、厦门市档案局。

本标准主要起草人:曹丽、宋扬、朱燕秋、丁德胜。

本标准于198895首次发布。

文书档案案卷格式

1  范围

本标准规定了文书档案案卷格式的内容构成和基本方法。

本标准适用于按立卷方法整理档案的我国各级各类档案馆()和文书处理部门。

2 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

2.1 文书档案administrative archives

反映党务、行政管理等活动的档案。

2.2 案卷file

由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。

3  案卷卷皮格式

    文书档案案卷卷皮分两种,一种是硬卷皮,一种是软卷皮。

3. 1 硬卷皮格式

3.1.1 硬卷皮外形尺寸

    封面尺寸规格采用310 mm×220 mm

    封底尺寸同封面尺寸。

    封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。

    卷脊可根据需要分别设10 mm,15 mm,20 mm三种厚度。

    用于成卷装订的卷皮,上、下侧装订处要各有20 mm宽的装订纸舌(见附录A),

    本标准推荐使用250 g无酸牛皮纸制作案卷硬卷皮。

3. 1.2 硬卷皮封面项目

    封面项目包括:全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸见附录B

3.1.3 封面项目的填写方法

3.1.3.1 全宗名称

    全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”;“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”;“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。

3.1.3.2 类目名称

    类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类,并应保持分类体系的稳定性。

3.1.3.3 案卷题名

    案卷题名即案卷标题,一般由立卷人拟写。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。

3.1.3.4 时间: 卷内文件所属的起止年月。                                                                                                                                                           

3. 1.3.5 保管期限: 立卷时划定的案卷保管期限,一般由立卷人填写。

3. 1.3.6件、页数: 装订的案卷要填写总页数,不装订的案卷要填写本卷的总件数。

3. 1.3.7归档号: 填写文书处理号,由立卷人填写。

3. 1.3. 8档号的编制

    封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

    全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。

    目录号:全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。

    案卷号:目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。

3. 1.4 卷脊项目

    卷脊项目包括:全宗号、目录号、年度、案卷号、归档号,其排列格式尺寸见附录C

3.2 软卷皮格式

    使用软卷皮装订的案卷,必须装人卷盒内保存。

3.2. 1 软卷皮外形尺寸

    软卷皮设封皮和封底,其封皮和封底采用长宽为297 mmX210 mm的规格见附录D

3.2.2 软卷皮封面项目

    软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置见附录D

3.2.3 软卷皮封二项目

软卷皮封二项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸见附录E

软卷皮封二项目的填写方法同4.4卷内文件目录填写方法。

3. 2. 4 软卷皮封三项目

    软卷皮封三项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

    软卷皮封三项目的填写方法同5. 3卷内备考表填写方法。

3.3 卷盒规格

3.3. 1卷盒外形尺寸

采用310 mm X 220 mm(X),其厚度可根据需要分别设置30 mm,40 mm50 mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带,使盒盖能紧扣住卷盒(见附录FF. 1、图F. 2、图F./3)

3.3.2 卷盒封面和卷脊格式

    卷盒封面为空白面。

    卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。

    其中起止卷号填写××-××卷,其余项目的填写方法同硬卷皮格式。各项目具体位置、尺寸见附录G

3.4 填写要求

    填写案卷封面及卷脊时应使用符合耐久性要求的字迹材料,字迹工整。

4 卷内文件目录格式

4.1 目录用纸幅面尺寸

采用国际标准A4(即长×宽为297 mm×210 mm)

4.2 页边与文字区尺寸

卷内目录用纸上白边(天头)(200. 5)mm

卷内目录用纸下白边(地脚)(150.5)mm

卷内目录用纸左白边(订口)(250.5)mm

卷内目录用纸右白边(翻口)(150. 5)mm  (见附录H )

4.3 卷内文件目录项目

    包括: 顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸见附录H

4.4 卷内文件目录填写方法

4.4.1 顺序号: 以卷内文件排列先后顺次填写的序号,亦即件号。

4.4.2 文号: 文件制发机关的发文字号。

4.4.3 责任者: 对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人,亦即文件的署名者。

    机关团体责任者可著录统一规范的通用简称,不得著录“本市”、“本局”。个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份,并用“(  )”表示。联合行文的责任者,应著录列于首位的责任者,立档单位本身是责任者的必须著录,两个责任者之间的间隔用“;”,被省略的责任者用“〔等」”表示。

4.4. 4 题名: 即文件的标题应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,应自拟标题,外加“[  ]”号。

4.4.5 日期: 文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字。时间以8位数字表示,其中前4位表示年,中间2位表示月,后2位表示日,月日不足两位的,前面补“0

4.4.6 页号: 填写每件文件首页所对应的页号; 最后一件文件,填写该件起止页号。卷内文件页号应从1开始编制通号。

4.4.7 单份装订的案卷应逐件加盖档号章。 档号章的位置在每件文件首页上端空白处(见附录I )

4.4.8 备注: 留待对卷内文件变化时作说明之用。

5 卷内备考表格式

5. 1 卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸

    均同卷内目录(见附录J )

5.2 卷内备考表项目

    包括: 本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸见附录J

5.3 卷内备考表填写方法

5.3. 1 本卷情况说明: 填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立卷后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

5.3.2 立卷人: 由责任立卷者签名。

5.3.3 检查人: 由案卷质量审核者签名。

5.3.4 立卷时间: 立卷完成的日期。

6 案卷各部分的排列格式

6. 1 使用硬卷皮组卷,无论装订与否,其案卷各部分的排列格式均是:

    案卷封面一卷内文件目录 文件 备考表 封底。

6.2 使用软卷皮组卷,其案卷各部分按下列格式排列:

软卷封面(含卷内文件目录) 文件 封底(含备考表),以案卷号排列次序装人卷盒保存。

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