根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》的有关规定，为维护学校档案的安全，妥善保管档案，特制定本制度。
一、档案保管
第一条 进馆档案应按本馆有关规定做好整理分类、文件组卷、编目装订、案卷整理、电子著录等工作，并经过清点验收合格后才能接收入库。
第二条 馆藏档案一般按同一全宗集中存放(不含复制的多套档案)；分别以检索工具按：党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会等十一大类予以区分。
第三条 库房或档案架(柜)预留空位已排满，新入馆的档案不能与先入馆 的同一全宗档案放在一起时，可以暂时单独保存，待调整时再集中。全宗内的声 像等特殊档案可另行保管，但要在原全宗内相应位置填写说明(或代卷卡)指明其存放地点。
第四条 馆藏档案编制一个年度流水号。流水号按十一大类别相应分配，即： 党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会。
第五条 稳定馆藏档案的存放方法和位置。馆藏全部档案按年度号顺序排列存放。在库房入口处悬挂全宗和档案位置存放索引。
第六条 掉页、散线和破损的案卷不得向利用者或相关部门调出。如确需调出，必须按要求整理装订或裱糊后才能出库。退还库房的案卷如发现有掉页、散线的，应按规定整理装订后方能入库，并作好清点记录。发现档案有短缺等情况要及时报告并查清原因。库房管理人员在轮换岗时，要办理清点移交手续。
二、档案提调
第一条 严格档案出入库登记制度。档案出入库前均须逐卷清点登记，以防错乱、丢失。
第二条 对外提供利用的档案，由接待人员向库房管理人员办理提调手续。本馆各项工作利用档案，须由馆长同意后，再由库房管理人员办理提调手续。
第三条 本馆工作需要调出的档案，一次不超过100卷，在库外存放时间一般不超过两个月。凡超过时间未归还的，由库房管理人员发出通知，限期归还。
第四条 提调与归还档案，必须由提调、归还者与库房管理人员共同办理登记签名手续，归还时不齐的，库房管理人员要登记清楚，及时催还。
第五条 提调与归还档案，均在阅档室内办理交接手续。
第六条 寄存在学校档案馆的档案，归寄存者所有。如果需要提调，应当征得寄存者同意。
三、库房管理岗位职责
第一条 坚守工作岗位，按时上、下班。
第二条 因病、因事需要请假，必须经部门负责人同意并由专人代班，同时要向代班人交待有关事宜。
第三条 上班时间不离岗、不串岗、不会客。有急事时离开时，要请本部门的同志临时代理。
第四条 必须熟悉馆藏、熟悉档案存放位置，熟悉各类别的主要内容，提调档案迅速、准确。
第五条 随时检查档案保管情况，发现破损、字迹扩散、霉变和纸张脆化的档案，应作好记录并及时反映。
第六条 发现未编或重复档号、案卷封面书写错误、装订线订线松散等档案要及时予以处理。
第七条 负责做好进馆档案和资料的入库上架（柜）工作。如果进馆档案数量较多时，由综合管理科协助完成。
第九条 每周打扫一次所管库房内的档案架（柜）、地门、门窗和走廊的卫生，确保库内整齐清洁。
湖南工业大学档案馆
2019年5月
