为搞好学校档案利用接待工作，使档案更好地为全校师生员工和社会服务，特制定本制度。
第一条 全馆人员都要树立坚定的服务思想，以良好的服务态度、高度的责任感、积极主动地为档案利用者提供优质服务。
第二条 接待工作人员要认真学习贯彻各项档案工作制度，积极主动地做好档案利用和服务工作，努力扩大档案利用范围。
第三条 熟悉馆藏，熟悉检索工具，熟悉档案利用制度，要尽力迅速满足利用者的需要。
第四条 在热情、文明、礼貌的前提下，要认真确认档案利用者的身份和有效证件，并做好登记。指导利用者办理查阅和审批手续，辅导利用者使用各类检索工具，执行馆内有关档案利用收费的规定。
第五条 要根据利用者提出的要求提供被利用的档案，不提供查阅内容以外的材料。利用者利用档案，每人每次一般不超过5卷。
第六条 调卷要准确、迅速，与库房管理人员或利用者接交卷都要清点、核对。不得将散线、掉页、破损档案交利用者利用。
第七条 对要求抄录、复制档案的利用者，要弄清其目的、要求、用途和数量，经过批准后方可提供抄录、复制，并做好登记。对利用者抄录和复印的档案材料，接待工作人员要和原件认真核对，并注明档案原件的档号，加盖“档案利用专用章”。发现问题应及时纠正、制止。
第八条 为利用者出具档案证明要坚持原则，忠于档案原件。要认真检查取证者的申请，无正当理由的不得出具证明。在证明上不作评论或结论。证明要认真校对后方可签字盖章。签字用词一般以“抄录属实” 或“复制属实”即可。
第九条 档案、资料一般不外借。经馆领导审批同意外借的，要严格履行借出、归还登记和签字手续。借出、收回都要清点卷、页数。对借出的档案要及时催还，发现问题认真查处。
第十条 利用者利用完了的档案要及时入库。没有阅完的档案，由接待工作人员妥善保管。超过1周以上不来阅卷的，要归入库房，并在查阅表上注明入库的原因、时间。
第十一条 接待工作人员要及时收集档案利用信息和利用效果，做好重要用户跟踪服务；及时收集、登记、整理典型利用事例，每年12月底向馆领导报告。
第十二条 做好接待利用的日统计、月统计和年统计，对当年档案利用人次、利用率等作出定量分析。
第十三条 加强对利用者利用档案的督查，加强阅览场地和阅览设施的管理，保持阅览场地的整洁。预防违规查档的行为，发现撕扯、拆、剪、涂抹、偷拍档案等严重问题，要及时制止、登记并报告馆领导，并按有关规定给予处罚。
第十四条 认真做好咨询服务工作。仔细了解咨询者的目的和要求，迅速、准确地给予答复。函复要及时，最长不超过10天。函查只寄复印件。书面咨询按规定收取费用。口头咨询视情况而定。
第十五条 逐步实现网络化。按科学化、规范化要求，不断完善馆藏档案的检索体系；开放档案的案卷目录、文件目录等检索工具应尽量全部陈列，让利用者任意查检，自行决定查档范围。未开放档案的检索工具不向利用者提供利用。
湖南工业大学档案馆
2019年5月
