湖工大人

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湖工大人

一、综合档案管理科

办公电话:22183261, 科长:高力 科室成员:高力 陈玉英 吴智慧 黎荣

主要职责:

1、负责党群、行政(人事档案除外)、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等十一类档案的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和统计管理工作。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)、光盘等各种载体形式;

2、根据高校档案工作有关政策法规,结合学校实际情况制定操作性强、管理规范、实用的工作制度。按综合档案各类别制定相应岗位工作职责,并负责监督、检查、落实与执行;

3、根据档案管理工作规程,负责对综合档案各类进行分类、编目、立卷、装盒编号、排架入库工作;

4、执行档案保管、保密、统计、鉴定销毁和库房管理制度,确保档案的完整与安全,定期对档案进行检查与清理;

5、负责编制必要适用的检索工具,做好档案编研工作。接待校内外人员来馆查阅档案,做好调卷等相关工作;

6、开展综合档案的开放和利用工作,完成计算机录入,积极开发档案信息资源,积极推进档案工作的网络化管理;

7、利用日常工作关系对所辖部门开展《档案法》的宣传教育,提高对口业务部门的档案意识并负责进行业务培训与指导;

8、参加学校科研成果、生产产品鉴定,基建工程竣工验收和重要设备的开箱验收等,并履行职责;

9、参加馆内档案管理工作协作、学术研究和交流活动;

10、完成其他临时交办的工作。

二、人事档案管理科

办公电话:22183251,副科长:刘冬梅 科室成员:刘冬梅 何芳

主要职责:

1、熟悉人事档案工作的基本原则和档案的管理范围。

2、根据国家和学校人事档案工作方针政策和法规,制定人事档案工作管理制度,并严格遵守。

3、严格贯彻执行党和国家关于保守党和国家秘密的规定,做好安全保密工作。

4、负责人事档案的接收工作,检查有关单位送交的人事档案材料是否完整、系统、准确、真实,合格后再办理移交手续。

5、负责人事档案的鉴别、归档工作,对接收材料,应认真进行审查,甄别真伪,判定材料的保存价值,确定准确、完整、真实的材料归档。

6、负责人事档案的整理工作,做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。

7、负责人事档案的查阅、借阅工作,查阅档案人员必须严格遵守保密制度和查档规定,严禁涂改、划圈(线)、抽取、撤换档案材料,不得擅自拍摄和复制档案内容,不得向无关人员泄露或擅自公布档案内容。

8、负责人事档案的转递工作,干部工作调动或职务变动应及时、准确、安全地通过机要交通或专人送转至新单位,不得本人自带或邮寄。

9、负责人事档案的保管与保护工作,根据安全保密、便于查找的原则要求,进行科学保护和管理,加强基础设施建设,为保护干部档案提供有利的条件。

10、负责人事档案的利用工作,检查利用干部档案的单位手续是否符合规定,登记后在阅档室查阅,需借阅的严格办理借出手续,并要及时归档。

11、负责人事档案的统计核对工作。

12、做好“十防”工作,确保档案材料完整、安全。

13、积极开展人事档案理论研究,不断提高工作质量。

三、 信息技术管理科

办公电话:22183297 信息技术管理科副科长:陶曼

主要职责:

1、负责编制档案信息技术发展计划、规章制度、建设标准和工作方案,并组织实施;

2、结合数字校园工程,建设档案信息技术平台,推进存储数字化和利用网络化;

3、负责学校档案信息技术安全管理监督与指导,定期进行数据管理与备份,维护档案的信息安全;

4、做好与上级主管部门档案信息的交汇网络平台建设、存储与维护,定期进行数据管理与备份;

5、负责指导技术交流活动;

6、研究确保电子文件、电子档案长期保存和利用的有效途径和方法,推进档案信息技术管理系统;

7、负责档案数字化加工扫描工作,档案信息化设备的管理与维护;

8、负责档案馆网页动态信息的采集、信息发布及网页维护工作。

9、紧密围绕学校党、政和师生的需要,编制必要使用的检索工具,制定专项档案编研、特色档案编研计划并组织实施;

10、完成领导交办的其他任务。

四、馆办公室

办公电话:22183510 办公室主任:徐明芳

主要职责:

馆办公室职能是:协助馆领导抓好行政管理,处理各种事务,辅助全馆工作的正常运转,为馆领导当好参谋,承担文稿起草、会务准备、科室协调、决策下达和督促检查及信息反馈等工作。主要职责是:

1、负责馆内各业务岗主要工作数据的收集、整理,并进行统计与综合管理,以月报表的形式向主管领导呈报馆内当月工作数据;

2、负责安排馆务会议和其他有关会议,做好会议记录及报导。落实馆务会议的决议、决定,做好检查、督促工作,并及时将执行情况向馆领导反映;

3、协助馆领导制定工作计划、规章制度,起草综合性的文件材料,做好文书处理、大事记载和统计报表等工作;

4、负责承接各种往来资料、档案调转、文(卷)信函以及报刊杂志的收发、学校下达的各种通知、文件,并负责传阅、保管、整理与编目归档装订;

5、负责处理馆内办公室日常事务,如日常环境、办公资料、文具耗材、资料复印、票据凭证等;协助馆领导协调馆内各科室之间的有关事宜;

6、负责本馆网页动态信息的采集、提供及信息发布工作;

7、做好对外交往接待、联谊联络和后勤服务工作;

8、负责办公用品、车辆、环境卫生及其他行政事务管理工作;

9、负责财务管理,定期向馆领导及馆务会议报告经费使用情况;

10、负责实物档案的收集、整理、归档和服务利用工作;

11、完成馆领导交办的其他工作任务。

(数据更新至2019年09月04日)

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